Human Resources
HR Oversikt — Intermediary AS
Personal, onboarding, politikker og compliance for et mikroselskap i vekst.
Totalt team
4
2 grunnleggere + 2 internships
Ansatte (FTE)
0
Første ansettelse planlagt 2027
Internships
2
Aktive internships
Onboarding-status
✓
Alle gjennomført
📌 HR Handlingsplan 2026
Q1 2026 — Gjennomført
Personalhåndbok opprettet. Intern onboarding-sjekkliste klar.
Q2 2026 — Pågår
Internship-program igangsatt. Utviklingssamtaler med teamet.
Q3 2026 — Planlagt
Evaluering av internships. Forberedelse til OTP og arbeidsavtaler for 2027.
Q4 2026 — Planlagt
Budsjettering for første ansettelse. Rekrutteringsprosess designes.
⚠️ Nøkkelrisikoer
Nøkkelpersonrisiko
Høy
Alt avhenger av 2 personer uten lønn. Mitigering: dokumentasjon, prosesser, internships.
Mitigering: 35% fullført
Manglende OTP/forsikring
Middels
Ikke relevant nå (0 ansatte), men må ordnes før første ansettelse.
Forberedelse: 10%
Kompetansegap
Lav
Internships bidrar med utvikling og avlastning. E-learning moduler tilgjengelig.
Dekning: 60%
Team
Vårt Team
2 grunnleggere og 2 interns — et lite team med stor ambisjon.
Grunnleggere
MI
Morten Ims
Styreleder & Daglig leder (CEO)
Aktiv
Grunnlegger
Forretningsutvikling, salg, finans, QMS, investorrelasjoner, CRM, innhold og strategi.
TM
Torben Wind Meyhoff
Styremedlem & CTO
Aktiv
Grunnlegger
Plattformutvikling (registercompany.no), eID-integrasjoner, AI chatbot, teknisk arkitektur.
Internships
ZZ
Zhehao Zhang
Intern — AI & Machine Learning
Aktiv
Internship
AI/ML, PyTorch, LLM fine-tuning, Transformers, deep learning, Python, Docker, data-drevet eksperimentering.
HW
Haoyu Wang
Intern — AI & Autonomous Systems
Aktiv
Internship
AI-driven automation, LLM-based workflow design, PyTorch deep learning pipelines, reinforcement learning, robotics, compliance assistance.
Ekstern rådgiver
DM
Domantas Masevičius
SEO-rådgiver (ekstern)
Aktiv
Ekstern
SEO-strategi, søkemotoroptimalisering, digital synlighet og rådgivning.
📊 Organisasjonskart
Styret
Morten Ims
CEO / Styreleder
CEO / Styreleder
Torben W. Meyhoff
CTO / Styremedlem
CTO / Styremedlem
Zhehao Zhang
Intern — AI/ML
Intern — AI/ML
Haoyu Wang
Intern — AI/Autonomous
Intern — AI/Autonomous
Strategisk rådgiver
Domantas Masevičius
SEO-rådgiver (ekstern)
SEO-rådgiver (ekstern)
🎂 Bursdagskalender
Onboarding
Onboarding-sjekkliste
Standardisert onboarding for nye teammedlemmer og interns.
✅ Dag 1 — Velkomst
Velkomstmail sendt med praktisk informasjon
Tilgang til OneDrive / SharePoint workspace
Introduksjon til Intramediary backoffice-portalen
Gjennomgang av selskapets visjon og mål
Presentasjon av teamet
✅ Uke 1 — Grunnleggende opplæring
Gjennomgang av registercompany.no plattformen
Innføring i QMS-systemet og ISO 27001
GDPR-opplæring og databehandling
E-Learning modul: Onboarding kurs
IT-sikkerhet gjennomgang (passord, 2FA, VPN)
📋 Uke 2–4 — Oppgaverammer
Definerte arbeidsoppgaver og ansvarsområder
Tilgang til relevante systemer og verktøy
Mentor/buddy tildelt
Ukentlige 1:1-møter avtalt
30-dagers evalueringssamtale planlagt
📋 Internship-spesifikt
Internship-avtale signert
Læringsmål definert og dokumentert
Kontaktperson ved utdanningsinstitusjon bekreftet
Evaluering midtveis planlagt
Sluttrapport / attest avtalt
Politikker
Personalhåndbok
Retningslinjer og politikker for alle i teamet — tilpasset et mikroselskap.
📌 1. Om selskapet
Intermediary AS (org.nr. 925 615 471) er et norsk aksjeselskap med hovedkontor i Stavanger. Selskapet driver bedriftsrådgivning med fokus på virksomhetsopprettelse på tvers av landegrenser gjennom plattformen registercompany.no.
Selskapet er grunnlagt 03.09.2020 og drives av to grunnleggere med støtte fra interns.
🕐 2. Arbeidstid og fleksibilitet
Som mikroselskap opererer vi med fleksibel arbeidstid.
- Kjernetid: Ingen fast kjernetid — vi koordinerer via Teams/chat.
- Arbeidsmodell: Hybrid — kombinasjon av hjemmekontor og digitale møter.
- Forventning: Resultatorientert. Vi måler leveranser, ikke timer.
- Internships: Arbeidstid avtales individuelt med veileder.
💻 3. IT og sikkerhet
- Alle skal bruke tofaktor-autentisering (2FA) på Microsoft 365-kontoer.
- Arbeidsrelaterte filer lagres kun i OneDrive / SharePoint — ikke lokalt.
- Personlige enheter brukes med skjermlås (maks 5 min timeout).
- Ved mistanke om datainnbrudd: varsle daglig leder umiddelbart.
- Passord: minimum 12 tegn, unike per tjeneste, passordmanager anbefales.
Se QMS-systemets 07 Security and compliance for detaljert policy.
🔒 4. GDPR og personvern
- Vi behandler personopplysninger i tråd med GDPR / personopplysningsloven.
- Intern behandlingsprotokoll finnes i CRM-systemets GDPR-modul.
- Alle teammedlemmer signerer taushetserklæring ved oppstart.
- Interns har begrenset tilgang til personopplysninger — kun etter behov.
- Spørsmål om personvern rettes til daglig leder (personvernansvarlig).
🤝 5. Etiske retningslinjer
- Vi behandler alle med respekt og profesjonalitet.
- Diskriminering, trakassering og mobbing tolereres ikke.
- Interessekonflikter meldes til styreleder.
- Vi er ærlige i all kommunikasjon — internt og eksternt.
- Varslingsrett: Alle kan varsle om kritikkverdige forhold uten frykt for represalier.
📱 6. Kommunikasjon og verktøy
- Daglig kommunikasjon: Microsoft Teams / chat
- Fildeling: OneDrive for Business / SharePoint
- E-post: @intermediary.no-adresser for forretningskommunikasjon
- Prosjektstyring: Intramediary backoffice (dette systemet)
- Videomøter: Teams — kamera på er ønskelig, men ikke krav
🏢 7. Internship-retningslinjer
- Internships er ulønnede med fokus på læring og kompetanseutvikling.
- Hver intern får en dedikert mentor blant grunnleggerne.
- Læringsmål defineres i starten og evalueres ved avslutning.
- Interns deltar i reelle prosjekter og får praktisk erfaring.
- Attest/referanse utstedes ved fullført internship.
- Mulighet for ansettelse ved sterk prestasjon og selskapets vekst.
⚖️ 9. Likestilling og mangfold (GEP)
Intermediary AS har en Gender Equality Plan (GEP / R-19) i henhold til likestillings- og diskrimineringsloven §26 og EU Horizon Europe-krav.
- Kjønnsbalanse: Mål om økt representasjon av kvinner ved fremtidige ansettelser.
- Ikke-diskriminering: Rekruttering basert på kompetanse — uavhengig av kjønn, alder, etnisitet eller bakgrunn.
- Lønnspolitikk: Lik lønn for likt arbeid — transparent og rettferdig.
- Arbeid-liv-balanse: Fleksibel arbeidstid og hybrid modell støtter likeverdig deltakelse.
- Nulltoleranse: Trakassering og diskriminering tolereres ikke (jf. §5 Etiske retningslinjer).
Full plan: R-19 Gender Equality Plan (PDF)
📝 8. Immaterielle rettigheter (IP)
- Alt arbeid utført for Intermediary AS tilhører selskapet.
- Kildekode, design, dokumenter og forretningsideer er selskapets eiendom.
- Interns signerer IP-avtale som del av internship-kontrakt.
- Open source-bruk følger selskapets lisensieringspolitikk.
Fravær
Ferie & Fravær
Oversikt over ferie, sykdom og annet fravær.
📋 Ferieoversikt 2026
| Person | Rolle | Feriedager totalt | Brukt | Gjenstår | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| Morten Ims | CEO | 25 | 0 | 25 | Tilgjengelig |
| Torben W. Meyhoff | CTO | 25 | 0 | 25 | Tilgjengelig |
| Zhehao Zhang | Intern — AI/ML | — | — | — | Iht. avtale |
| Haoyu Wang | Intern — AI/Autonomous | — | — | — | Iht. avtale |
📌 Retningslinjer for fravær
Sykefravær: Varsle daglig leder så tidlig som mulig. Egenmelding kan brukes (når ansettelsesforhold foreligger).
Ferie: Avtales i god tid. I et lite team er koordinering viktig — unngå at begge grunnleggere er borte samtidig.
Interns: Fravær avtales med mentor. Eksamen og studieaktiviteter har prioritet.
Helligdager: Vi følger norske helligdager (styret registrert i Norge).
Kompetanse
Utvikling & Kompetanse
Kontinuerlig læring og utviklingssamtaler.
🎯 Utviklingssamtaler
| Person | Neste samtale | Type | Status |
|---|---|---|---|
| Morten Ims | Q3 2026 | Selvvurdering | Planlagt |
| Torben W. Meyhoff | Q3 2026 | Selvvurdering | Planlagt |
| Zhehao Zhang | Midtveisevaluering | Mentor-samtale | Kommende |
| Haoyu Wang | Midtveisevaluering | Mentor-samtale | Kommende |
📚 Tilgjengelige ressurser
E-Learning plattform — Onboarding, quiz og fagmoduler
QMS System — ISO 27001 opplæring og prosesser
CRM System — Salg, GDPR og kampanjehåndtering
CTO Utviklingsoppgaver — Teknisk backlog og oppgaver
Personalhåndbok — Politikker og retningslinjer
🗺️ Kompetansematrise
| Kompetanseområde | Morten | Torben | Zhehao | Haoyu |
|---|---|---|---|---|
| Forretningsutvikling | ⬛⬛⬛⬛⬛ | ⬛⬛⬜⬜⬜ | ⬛⬜⬜⬜⬜ | ⬛⬜⬜⬜⬜ |
| Salg & Markedsføring | ⬛⬛⬛⬛⬜ | ⬛⬜⬜⬜⬜ | ⬛⬜⬜⬜⬜ | ⬛⬜⬜⬜⬜ |
| Webutvikling | ⬛⬛⬜⬜⬜ | ⬛⬛⬛⬛⬛ | ⬛⬛⬜⬜⬜ | ⬛⬜⬜⬜⬜ |
| IT Arkitektur | ⬛⬜⬜⬜⬜ | ⬛⬛⬛⬛⬛ | ⬛⬛⬜⬜⬜ | ⬛⬜⬜⬜⬜ |
| Regnskap & Finans | ⬛⬛⬛⬜⬜ | ⬛⬜⬜⬜⬜ | ⬛⬜⬜⬜⬜ | ⬛⬜⬜⬜⬜ |
| Jura & Compliance | ⬛⬛⬛⬜⬜ | ⬛⬛⬜⬜⬜ | ⬛⬜⬜⬜⬜ | ⬛⬜⬜⬜⬜ |
| GDPR / Personvern | ⬛⬛⬛⬛⬜ | ⬛⬛⬛⬜⬜ | ⬛⬜⬜⬜⬜ | ⬛⬜⬜⬜⬜ |
⬛ = kompetansenivå (1-5). Oppdater etter utviklingssamtaler.
Compliance
HR Compliance
Lovpålagte krav og forberedelse til vekst.
📋 Obligatoriske tiltak ved ansettelse
Følgende må være på plass før første lønnede ansettelse (planlagt 2027):
| Krav | Hjemmel | Status | Frist |
|---|---|---|---|
| Arbeidsavtale (skriftlig) | Arbeidsmiljøloven §14-5 | Mal lages | Q4 2026 |
| OTP (obligatorisk tjenestepensjon) | OTP-loven | Ikke startet | Før ansettelse |
| Yrkesskadeforsikring | Yrkesskadeforsikringsloven | Ikke startet | Før ansettelse |
| Innmelding i AA-registeret | A-opplysningsloven | Ikke startet | Ved ansettelse |
| HMS-opplæring for daglig leder | Arbeidsmiljøloven §3-5 | Fullført | Q2 2026 |
| Verneombud (ved 10+ ansatte) | Arbeidsmiljøloven §6-1 | Ikke aktuelt | — |
| AMU (ved 50+ ansatte) | Arbeidsmiljøloven §7-1 | Ikke aktuelt | — |
| Likestillingsredegjørelse / GEP | Likestillings- og diskrimineringsloven §26 | Fullført | 2024 |
📄 Dokumenter — Status
| Dokument | Status |
|---|---|
| Personalhåndbok | Klar |
| Taushetserklæring | Mal lages |
| IP-avtale (immaterielle rettigheter) | Mal lages |
| Internship-avtale | Mal lages |
| Arbeidsavtale-mal | Ikke startet |
| HMS-plan | Ikke startet |
| Varslingspolicy | Mal lages |
| Likestillingsplan (R-19 / GEP) | Klar |
💰 Ansettelseskostnad — Estimat
Estimerte kostnader ved første ansettelse (deltid, 2027):
| Bruttolønn (deltid) | kr 150 000/år |
| Arbeidsgiveravgift (14,1%) | kr 21 150 |
| OTP (2% minimum) | kr 3 000 |
| Yrkesskadeforsikring | ~kr 2 000 |
| Total årlig kostnad | ~kr 176 150 |
Break-even ved CEO-lønn scenario B (35k/mnd): ~kr 672 000 i årlig omsetning.